Senioren KU Leuven
Privacyverklaring

De vereniging draagt de naam 'Seniorenvereniging van de Katholieke Universiteit Leuven', afgekort: 'Senioren KU Leuven'. Het is een door de Katholieke Universiteit Leuven, de Universitaire Ziekenhuizen Leuven, de Alma vzw en het Universitair Psychiatrisch Centrum KU Leuven gesubsidieerde feitelijke vereniging. Het lidmaatschap van de vereniging is gratis.

Het secretariaat is gevestigd Tervuursestraat 56, bus 20, 3000 Leuven,
telefoon:  016 31 91 39 mailadres: [email protected]

De vereniging heeft tot doel de contacten en de onderlinge vriendschap tussen de leden te bevorderen. Middelen daartoe zijn onder meer het inrichten van gezellige bijeenkomsten, feestelijkheden, uitstappen, vakanties, sportactiviteiten, culturele activiteiten, opleidingen en andere naar de doelgroep gerichte activiteiten.

De verzamelde gegevens over de clubleden hebben tot doel deze activiteiten kenbaar te maken en te organiseren. Aan de subsidiërende instellingen wordt jaarlijks de evolutie van het ledenaantal, de uitgevoerde activiteiten en inschrijvingen gerapporteerd. De leden worden op de hoogte gebracht door een tweemaandelijks clubblad, een website en een maandelijkse nieuwsbrief. Deze laatste voor zover het clublid een account op de website heeft aangevraagd.

Rechten van de clubleden

De vereniging Senioren KU Leuven houdt zich aan de regels van de GDPR.

De clubleden hebben steeds het recht op te vragen welke gegevens over hen bewaard worden en deze informatie indien gewenst te laten verbeteren.

Ieder lid kan om het even wanneer uittreden uit de vereniging, wat als dusdanig in het ledenbestand zal geregistreerd worden. Het clublid noch zijn partner wordt verder nog gesubsidieerd. Na de afgesproken termijn worden de gegevens verwijderd.

Welke gegevens worden verzameld en met welk doel?

Clubleden

Maandelijks bekomen we van de personeelsdiensten van de hierboven vermelde instellingen namen en adressen van nieuwe (brug)gepensioneerde werknemers. Deze namen en adressen worden onder de noemer van de betrokken instelling in het ledenbestand geregistreerd.

De nieuwe leden ontvangen een eerste kennismakingsbrief waarbij ze uitgenodigd worden enkele extra gegevens te verstrekken: telefoon- of gsm-nummer, mailadres, naam partner en of die ook (ex-)werknemer is(was) van de subsidiërende instellingen.

Indien de partner eveneens ex-werknemer is worden beide registraties gekoppeld zodat de partners slechts één clubblad ontvangen. Op deze wijze kan ook vermeden worden dat ze beiden voor dezelfde activiteit inschrijven.

Telefoonnummer en mailadres zijn bestemd om contact te leggen met een clublid in geval er nood is aan bijkomende informatie of van betwistingen over een inschrijving voor een activiteit.

Het valt frequent voor dat stortingen op onze bankrekening in functie van een of andere activiteit moeten teruggestort worden. Om de communicatie tussen secretariaat en penningmeester te vergemakkelijken wordt het bankrekeningnummer van de storting opgenomen in het ledenbestand.

De status van een clublid is een keuze tussen: gehuwd, alleenstaand, weduwe(naar), overleden, ontslag. Terugkerende clubbladen met fout adres worden als dusdanig geregistreerd, ook dit wordt als ontslag beschouwd.

Clubleden hebben de mogelijkheid om aan te geven dat ze enkel een digitaal clubblad (via de nieuwsbrief) wensen te ontvangen. Ook kunnen ze aangeven dat hun adres niet aan de dienst ‘Samenaankoop’  mag doorgegeven worden.

Tenslotte zijn er nog een twintigtal 'niet clubleden' die enkel een clubblad ontvangen. Hun functie binnen of buiten de subsidiërende instellingen wordt ook geregistreerd.

Activiteiten

Buiten de sportactiviteiten wordt voor de meeste activiteiten een inschrijving verwacht, dikwijls gevolgd door een betaling van het verschuldigde bedrag. De betaling wordt geregistreerd met de vermelding ‘bank’ of ‘kassa’.

Het aantal deelnemers is voor de meeste activiteiten beperkt tot twee per clublid. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘aangevraagd’ en ‘gereserveerd’. In het eerste geval betekent dit dat we nog op een betaling wachten of dat de betrokkene in reserve staat. Bij een inschrijving die op een reservelijst terecht komt wordt geregistreerd langs welk kanaal en op welk tijdstip het betrokken clublid verwittigd werd.

Bijkomende informatie zoals ‘kaarten afgehaald’, ‘geannuleerd’, voorkeur tafel, opstapplaats kunnen per inschrijving geregistreerd worden.

Bij sommige bezoeken aan openbare diensten of bedrijven wordt door de externe organisatie bijkomende informatie gevraagd zoals: rijksregisternummer, geboorteplaats en datum.

Website

Op de website www.seniorenkuleuven.be kan elke clublid een account aanvragen. Naast naam, mailadres en lidnummer vragen we bij aanvraag het volledig adres. Dit wordt door een lid van het webteam met het ledenbestand vergeleken waarna de account kan vrijgegeven worden. Het is bedoeld om aan de club vreemde personen te weren.

Deze informatie wordt doorgegeven aan het secretariaat, bij een via de website gedane inschrijving voor een activiteit. Het lidnummer laat toe om op de website de persoonlijke inschrijvingen van de ingelogde persoon te tonen.

Het mailadres wordt gebruikt om de maandelijkse nieuwsbrief te verzenden.

Fotoreportages

Van vrijwel elke activiteit wordt een fotoreportage gemaakt. Deze foto’s worden op de website gepubliceerd.

Door deel te nemen aan een clubactiviteit geeft een clublid de stilzwijgende toestemming dat de genomen foto's op de website gepubliceerd worden.

Diversen

Van de activiteitengroepen waarvoor geen voorafgaande inschrijving vereist is wordt een ledenlijst bijgehouden van diegenen die regelmatig deelnemen.

Ten behoeve van de omniumverzekering voor verplaatsingen per auto in opdracht van de club, wordt informatie over wagen en verplaatsing bewaard.

Waar en hoe lang worden de gegevens bewaard?

De ledenadministratie en de website worden afzonderlijk online bijgehouden. Voor de algemene beveiliging en afscherming van deze websites wordt verwezen naar de externe provider ‘Combell’.

Namen en mailadressen van gevalideerde accounts op de website worden doorgegeven aan de provider ‘Mailchimp’ vanwaar de maandelijkse nieuwsbrieven worden verstuurd. Elk clublid kan zich uitschrijven waarna zijn gegevens in mailchimp geschrapt worden.

De leden met vermelding ‘foutief adres’, ‘overleden’ of ‘ontslagnemend’ worden tot twee jaar na datum bewaard, dit om eventuele vergissingen op te vangen.

Informatie over inschrijvingen wordt voor het opmaken van statistieken onbeperkt bewaard.

Wie heeft er toegang toe en tot wat?

Naar de ledenadministratie hebben toegang: de beheerder, medewerkers van het secretariaat, comitéleden en activiteitengroep verantwoordelijken. Elke groep heeft verschillende toegangsrechten:

• De beheerder heeft toegang tot alle functies.
• De secretariaat verantwoordelijke kan nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande leden schrappen (bv. bij dubbele inschrijving).
• Alle secretariaat medewerkers kunnen nieuwe leden registreren en alle informatie rond leden en inschrijvingen beheren.
• Comitéleden en groepsverantwoordelijken hebben enkel inzagerecht tot leden- en activiteiteninformatie.

De website is een beveiligde https-website. Een onderscheid wordt gemaakt tussen een publiek toegankelijke sectie (algemene info, clubblad, kalender, activiteiten…) en een beveiligde sectie die enkel door de leden kan geconsulteerd worden via een persoonlijke login en persoonlijk paswoord.

De website www.seniorenkuleuven.be wordt beheerd door een webmaster en drie webbeheerders. Zij hebben toegang tot de aangevraagde accounts en de volledige inhoud van de website. De leden van het redactieteam kunnen nieuwe artikels aanmaken en corrigeren. Elk artikel krijgt een toegangsrecht ‘publiek’, ‘clublid’ of ‘redactie’.

Tot publicatie van het clubblad hebben enkel redactieleden toegang tot de betrokken artikels. Na publicatie in het papieren clubblad worden de artikels publiek gemaakt.

Interne informatie van de subsidiërende instellingen en informatie over bepaalde opleidingen zijn enkel toegankelijk voor geregistreerde clubleden.

Hoe zijn de gegevens beschermd?

Naast de toegangsrechten zoals hierboven beschreven wordt iedereen die toegang heeft tot de ledenadministratie verplicht elke drie maand zijn paswoord te wijzigen.

Het nieuwe paswoord mag niet identiek zijn aan één van de vijf vorige. Na vijf foutieve login pogingen binnen twee uur wordt de betrokken account inactief gezet en kan enkel de beheerder die opnieuw activeren.

Met welke externe partijen worden ze uitgewisseld?

Jaarlijks worden naam en adres van de leden doorgegeven aan de dienst ‘Samenaankoop KU Leuven’, dit voor zover de clubleden niet hebben aangegeven dat hun naam en adres niet mag worden doorgegeven.

Ten behoeve van de omniumverzekering voor verplaatsingen per auto wordt informatie over wagen en verplaatsing bewaard. Deze informatie kan opgevraagd worden door de verzekeringsinstelling.

Dataregister